Auteursarchief: Jan Riemersma

Dekkingsoverschot… en nu?

Tussen 2013 en 2015 gaf ik twee á drie keer per jaar een workshop voor aanvragers over het werven van geld bij vermogensfondsen. Mijn motivatie om dit te doen is om te voorkomen dat fondsen aanvragen krijgen die hoe dan ook niet in hun beleid passen en om de kwaliteit van de ingediende aanvragen die daar wel binnen vallen te verbeteren. Ik geef deelnemers aanwijzingen voor het gericht zoeken naar een relevant fonds en hoe ze zich dienen te verdiepen in het beleid van de fondsen die ze op hun radar vinden. Ook geef ik hen tips voor het structureren van hun aanvraag, het opstellen van een projectbegroting en een dekkingsplan.

Tijdens de workshop en na afloop benaderden deelnemers me met praktische vragen. Een herhaaldelijk gestelde vraag was: hoe weet ik hoeveel geld ik van een fonds kan vragen? Aanvragers ontbreekt het vaak aan informatie over hoe fondsen aanvragen beoordelen en in welke mate ze eventueel bereid zijn aan een project bij te dragen. Ik raad hen daarom altijd aan fondsen vooraf te bellen als bijvoorbeeld website of jaarverslag onvoldoende informatie over richtbedragen biedt. Een telefoontje kan een beeld geven van hoe hoog een gevraagde bijdrage redelijkerwijs mag zijn.

Als dat niet mogelijk is, hebben aanvragers geen andere optie dan het ongedekte bedrag in zijn geheel aan de gevonden fondsen voor te leggen. Als deze fondsen er naar streven om de begroting gedekt te krijgen, zullen ze met elkaar in overleg moeten gaan om hun bijdragen op elkaar af te stemmen.

Dat gebeurt echter niet altijd, en de uitkomst van de besluiten kan aanvragers voor lastige dilemma’s stellen. In het ene geval ontvangen ze minder bijdragen dan gevraagd en is de begroting niet dekkend. Ze hebben dan de keuze om hun project kleinschaliger uit te voeren (met het nodige verlies aan impact tot gevolg) of andere fondsen te benaderen om de dekking alsnog rond te krijgen (met het nodige tijdverlies tot gevolg).

In het andere geval ontvangen aanvragers meer dan ze in totaal bij de fondsen hebben aangevraagd. Dit kan tot aardige verwarring leiden. Hoe moet de extra bijdrage worden gezien? Als bonus? Vloeien er verplichtingen uit voort? Bijdragen die een aanvrager zijn toegekend zal hij niet graag laten lopen. Begrijpelijk dus, als hij doet alsof zijn neus bloedt. Of moet de aanvrager juist wel melden aan de fondsen dat hij meer bijdragen heeft ontvangen dan gevraagd?

Ik raad aanvragers aan om in een dergelijk geval altijd te overleggen met de mede-financierende fondsen, om na afloop niet voor verrassingen te komen te staan. Niet voor niets verzoeken sommige fondsen om op de hoogte te worden gehouden van de stand van de fondsenwerving terwijl zij de aanvraag in behandeling hebben. En toch wordt aan diverse projecten te veel geld bijgedragen. Dat is op zich geen probleem, als aanvragers duidelijkheid hebben over hoe ze daar mee om moeten gaan. In de praktijk blijkt echter dat fondsen totaal verschillend omgaan met teveel toegekende bijdragen. Het ene fonds maakt het niet uit en zal de aanvrager adviseren om na afloop van het project gewoon verantwoording af te leggen over het totaal ontvangen bedrag. Een ander fonds zal de aanvrager de suggestie doen het project op te schalen en vragen om een bijgewerkte projectbegroting. Een derde fonds zal daarentegen van de aanvrager verlangen om verantwoording af te leggen over de projectomvang zoals die was ingediend en het eventuele overschot niet uitkeren dan wel verzoeken om terugbetaling. Combinaties hiervan zijn ook mogelijk.

Dat lijken mij al genoeg redenen om in gesprek te gaan met de fondsen. Uitgangspunt in dat gesprek is dat de projectomvang en –kwaliteit onveranderd blijft. Het is namelijk niet aannemelijk dat een organisatie die geld heeft geworven voor een project van bijvoorbeeld € 55.000 ook in staat is om hetzelfde project op korte termijn op te schalen naar een omvang van pakweg € 68.000. Dat zou bijvoorbeeld betekenen dat de aanvrager plotseling extra personeel moet vrijmaken en extra deelnemers moet vinden. In het projectplan voorgestelde deadlines komen waarschijnlijk te verschuiven. Mogelijk zal de aanvrager ook zijn eigen bijdrage moeten verhogen, om de verhouding met de overige bijdragen te handhaven. Dit zijn organisatorische uitdagingen die aanvragers voor problemen kunnen stellen.

Uiteraard dienen aanvragers uit te gaan van de voorwaarden die door elk fonds zijn gesteld aan situaties van dekkingsoverschot (overfinanciering). Als de toekenningsvoorwaarden geen uitsluitsel bieden hebben zij een aantal opties:

1. Ze laten het initiatief aan de fondsen over en vragen hen wat te doen met het overschot. Ik raad dit af, omdat het van passiviteit getuigt, maar er kunnen voorwaarden zijn gesteld aan de toekenningen die hen nopen hiervoor te kiezen.

Opschaling of uitstel zijn mogelijke uitkomsten van deze insteek, maar niet iets waarvan een aanvrager op voorhand kan uitgaan. Alle fondsen zouden in zo’n geval akkoord moeten gaan met (of in elk geval betrokken moeten zijn bij) de aanpassingen die mogelijk voortvloeien uit opschaling – zoals aangepaste projectdoelen, een langere aanlooptijd, een verhoudingsgewijs lagere eigen bijdrage, of het inhuren van zzp’ers.

2. Ze doen een voorstel voor herverdeling/verlaging van toegekende bijdragen onder de mede-financierende fondsen Daarbij kunnen ze een aantal uitgangspunten nemen:

2.1 Elk fonds wordt een evenredige verlaging voorgesteld, gerelateerd aan het toegekende bedrag. Het nadeel van deze benadering is dat het veel rekenwerk vergt en ook in alle financiële rapporten consequent moet worden doorgevoerd. Het voordeel is dat de aanvrager bij meer fondsen de mogelijkheid behoudt om met een goed project voor de dag te treden.

2.2 Indien één van de bijdragen teveel is omdat de projectbegroting al is gedekt door die van andere financiers, kan de aanvrager besluiten om van deze ene bijdrage af te zien. Het voordeel van deze benadering is het vermijden van administratieve handelingen, nadeel is dat één fonds zo wordt uitgesloten van het delen in het mogelijke succes van het project.

Aanvragers kunnen zich ook laten leiden door strategische motieven. Wellicht hebben zij van één fonds na herhaaldelijke pogingen eindelijk een bijdrage weten te bemachtigen. Daar zullen ze niet gauw van afzien. Fondsen die al hebben bijgedragen aan eerdere projecten kunnen voor één keer hun bijdrage laten vrijvallen, in de verwachting dat de aanvrager in de toekomst een nieuwe aanvraag kan indienen. Ten slotte kunnen signalen in de communicatie met een fonds hun keuze bepalen voor het laten afvallen van financiering. Met het ene fonds heeft een aanvrager een warmere band dan met het andere.

Het valt voor een aanvrager niet mee om het hoofd koel te houden in dit soort situaties. Ik ken de stemming die ontstaat als toekenningen in de bus vallen. Het leidt vaak tot euforie, die een geweldige impuls kan geven aan een project maar niet altijd de goede randvoorwaarden creëert voor een zakelijke benadering van de relatie met fondsen.

Hoeveel moeite het ook kost om af te zien van financiering, ik houd aanvragers altijd voor dat ze op z’n minst de sympathie van een fonds hebben te winnen door overfinanciering te melden. Als je drie zilveren medailles hebt gewonnen, terwijl je maar twee gouden nodig had, kun je er misschien één teruggeven of alle drie ‘verbronzen’. De meeste fondsen weten eerlijkheid en transparantie op waarde te schatten en dat kan een rol spelen bij een volgende aanvraag. Wellicht wint de aanvrager de volgende keer drie maal goud.

Zaanse welzijnsinstelling Welsaen failliet

Op 14 juli 2014 verscheen een artikel in de Volkskrant waarin werd gerapporteerd over het faillissement van de Zaanse stichting Welsaen, aanbieder van zorg en welzijnswerk in Zaanstad. Daardoor dreigen Zaanse buurthuizen te worden gesloten en bewoners die deelnamen aan de activiteiten die daar plaatsvonden zullen dat in de toekomst niet meer kunnen doen. Daarmee wordt sociale cohesie in wijken als Kogerveld en Rosmolenwijk ondermijnd.

Fusie

Welsaen is in zijn huidige vorm ontstaan uit een fusie tussen Welsaen en Evean, dat op zijn buurt weer valt onder de zorgkoepel Espria, gevestigd in Drenthe. De fusie ging volgens de Volkskrant gepaard met knellende afspraken voor Welsaen ten gunste van Espria. Zo diende Welsaen 1,7 procent van de omzet af te dragen aan Espria voor overheadkosten en een innovatiefonds.

Gemeente Zaanstad had bedongen dat geld dat tot aan de fusie o.a. door bewoners (via belastingen en donaties) was bijgedragen ten behoeve van de gemeenschapsvoorzieningen ook na de fusie beschikbaar zou blijven voor deze voorzieningen. Gemeente en fusiepartners kwamen overeen dat een bedrag van € 1,5 miljoen door de fusiepartners zou worden overgemaakt aan een voor dat doel opgerichte goededoelenstichting.

Het is mij niet duidelijk hoe bestuurders denken schaalvoordeel te behalen uit de fusie tussen organisaties met dergelijk verschillende cliëntengroepen en zulke uiteenlopende locaties – om nog maar te zwijgen van de vele specialismen (‘merken’, volgens de website) die worden geboden. Medewerkers in Meppel hebben waarschijnlijk geen band met medewerkers in Zaandam, omdat er geen vakinhoudelijke herkenning is en de afstand voor reguliere ontmoetingen vermoedelijk te groot is. Als er dan een voordeel zou zijn, zou je verwachten dat de fusiepartners elkaar steunen in tijden van financiële tegenspoed.

Faillissement

Maar dat viel tegen, toen het er op aankwam. Op het moment dat er werd bezuinigd, bleek Welsaen daar niet tegen bestand en ook niet op fusiepartner Espria te kunnen rekenen. Welsaen vroeg faillissement aan. De goededoelenstichting heeft de toegezegde € 1,5 miljoen nog steeds niet ontvangen.

Een woordvoerster van Evean en Espria verklaart in de Volkskrant: ‘Als gevolg van de landelijke ontwikkelingen in zorg en welzijn kreeg Welsaen te maken met lagere subsidies, bezuinigingen, aanbestedingen en tegenvallende gunningen voor wijkzorg. Het grootste struikelblok hierbij was het niet gegund krijgen van aanbestedingen.‘

Deze uitspraak staat in contrast met het resultaat van ruim € 20 miljoen dat Espria in 2013 behaalde. Daarvan werd € 16,6 miljoen toegevoegd aan de reserve aanvaardbare kosten. Let wel: reserves zijn beperkingen in de bestedingsmogelijkheid van het vermogen die door een organisatie zelf zijn aangebracht. De organisatie kan deze beperkingen ook weer opheffen, zonder dat derden daar iets over te zeggen hebben. Die anderhalf miljoen had daar makkelijk af gekund, zou je denken.

Les voor vermogensfondsen?

Ik acht het niet onwaarschijnlijk dat vermogensfondsen in het verleden hebben bijgedragen aan projecten die door Welsaen in de buurthuizen van Zaanstad zijn uitgevoerd. Welk fonds gaat naar aanleiding van dit artikel op zoek in zijn database om te kijken of het in het recente verleden (na de fusie met Espria) een aanvraag heeft ontvangen van Welsaen; of heeft bijgedragen aan deze organisatie? Ik zou nieuwsgierig worden naar aanleiding van dit soort berichten. Misschien is er iets te leren. De meeste fondsen vragen om een recente jaarrekening van aanvragers. Zijn daarin aanwijzingen te vinden die op het dreigende faillissement duiden? Moet een fonds dat heeft bijgedragen er voor ijveren dat zijn bijdrage niet verloren gaat in het faillissement? Zo ja, hoe?

Hoe voorkom je als aanvraagbeoordelaar en besluitnemer van een fonds dat je bijdraagt aan een organisatie zonder stabiele financiële basis? Volstaat het – bijvoorbeeld – om de aanvrager te laten verklaren dat zij geen verplichtingen heeft jegens andere organisaties die de continuïteit in gevaar kunnen brengen? Welke vragen stel je? Hopelijk zijn fondsenmedewerkers bereid om hun ideeën hier te delen.

Tot slot

Hoopgevend is dat bewoners in de wijk De Kolk het heft in eigen handen hebben genomen. Samen met een wijkmanager en een opbouwwerker hebben ze de verantwoordelijkheid voor het draaien van de accommodatie op zich genomen. Er wordt weer geklaverjast, gesjoeld en de kookclub wordt ook weer nieuw leven ingeblazen. Buurtbewoner Leo de Rooij: ‘We kunnen het beter zelf doen, dan overgeleverd te zijn aan zo’n grote organisatie waar enorm veel geld blijft hangen in de top’.

Het volledige artikel vind je hier (€ 0,25). U dient zich wel aan te melden bij Blendle.

Debacles in wooncorporaties – relevantie voor aanvraagbeoordelaars

Na de management- en fusiedebacles in de semipublieke sectoren onderwijs (Amarantis), zorg (Meavita) en vluchtelingenopvang (COA) ligt recentelijk een vierde sector onder de loep, namelijk die van de woningcorporaties – in de vorm van een parlementaire enquête nog wel. Dan is er wel wat aan de hand. In een parlementaire enquête worden getuigen onder ede verhoord en zijn ze verplicht te antwoorden. Er zijn de afgelopen jaren honderden miljoenen euro’s verloren gegaan met ondoorzichtige beleggingsconstructies, gewaagde aankopen en door falend toezicht. Dat wordt nu onderzocht.

Er zijn parallellen te trekken tussen de beleggingsportefeuilles waaraan de wooncorporaties zich waagden en de projectvoorstellen die je als aanvraagbeoordelaar onder ogen krijgt. In feite wordt je gevraagd mee te gaan in de ideeën en het enthousiasme van de aanvrager die, evenals een beleggingsmakelaar, vertrouwen probeert te wekken dat het met het project wel goed komt en een verleende bijdrage goed zal worden besteed. Daarnaast duiken semi-publieke instellingen in toenemende mate op als aanvrager bij vermogensfondsen. Twee redenen om hier aandacht aan te besteden.

Voor degenen die meteen de moraal van dit verhaal willen lezen: klik hier. Heb je wat meer tijd: lees verder.

Een vraag die me bezighoudt is: hoe heeft de woonsector dergelijke verliezen kunnen leiden? Hebben mensen niet opgelet? Op radio1 is (vanaf 46:23 min) een fragment te beluisteren van 11 juni 2014, waarin een voormalig lid van de Raad van Toezicht van woningcorporatie Vestia in Rotterdam werd verhoord. De vragen spitsen zich toe op het mogelijk achterhouden van informatie door de voormalig directeur van Vestia, Erik Staal, voor de Raad van Commissarissen.

Jeroen Lugte, voormalig lid van deze Raad, beweert geen brieven te hebben ontvangen van banken die waarschuwden voor de risico’s van de beleggingen (in derivaten) door Vestia. De Raad van Commissarissen had bovendien onvoldoende kennis in huis om zelf de risico’s van dergelijke ‘exotische’ financiële producten te kunnen doorgronden. Iemand met inzicht in dergelijke beleggingen ontbrak aan de Raad van Commissarissen. Dat gebrek aan kennis is nooit ter sprake gebracht door Lugte: ‘Nee, natuurlijk niet’ beweert hij stellig.

Hier zou ik even een stilte willen laten vallen.

Het ter sprake brengen van gebrek aan kennis zou in de eerste plaats hebben betekend, dat de toen zittende leden hadden moeten toegeven dat ze (op sommige zaken) incompetent waren. Dat is niet makkelijk. Iemand ‘verdient’ een commissariaat op grond van maatschappelijke loopbaan en reputatie; die ondermijn je niet zo maar. Dat kan verklaren waarom Lugte moeite heeft met toegeven dat hij tekort is geschoten in zijn toezichthoudende rol. Dat is toch het beeld wat zich opdringt: hij had onvoldoende kennis, maar deed geen afstand van zijn competenties. Een goed bestuurder kent de grenzen van zijn competenties.

Deze ontkenning is ook te herkennen in de uitspraken van directeur Rini Teuben van woningcorporatie Rentree in Deventer, die verantwoordelijk is voor het besluit om een stuk grond te kopen voor een veel te hoog bedrag. Daarvoor had hij geen advies ingewonnen of toestemming gevraagd: ‘Wij hadden de kennis zelf in huis. En ik mocht zelfstandig beslissen over bedragen tot 15 miljoen euro. Het verlies komt door de financiële crisis. Ik sta nog steeds achter het besluit.’ Ontluisterend. Alsof je een dure stadsfiets koopt die na 250 km bosrit doormidden breekt en beweert: ‘ik vind het nog steeds een goed idee om ‘m te kopen.’ Natuurlijk had iemand met een dergelijk mandaat zelf de financiële risico’s van grondspeculatie moeten inschatten. Je moet hem nageven dat hij met deze uitspraak in ieder geval de volledige verantwoordelijkheid voor het besluit op zich neemt.

Als aanvraagbeoordelaar voor fondsen kreeg ik af en toe aanvragen onder ogen waarvan ik niet in staat was in te schatten, wat er mee wordt bereikt en met welke risico’s. Soms is de organisatie zó complex dat niet duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is. Op grond van de jaarrekening was het niet mogelijk iets zinnigs te zeggen over de vermogenspositie of er bleek uit dat de aanvrager belegde in aandelen waarvan niet duidelijk is of dat nodig is en welke financiële gevaren daaraan zijn verbonden. Dergelijke aanvragen gaan mijn beoordelingsvermogen te boven. Ik had de mogelijkheid om advies in te winnen bij een collega met specifieke kennis, maar dat is niet altijd de oplossing. Als deze collega de enige is die de aanvraag doorgrondt, is het fonds wel erg afhankelijk van deze ene collega. Je kunt moeilijk in je advies schrijven: ‘ik stel voor om bij te dragen, want collega Frits staat er achter.’ Extern advies inwinnen is ook niet altijd een oplossing, want dat is te vrijblijvend. Een externe deskundige die positief adviseert kan nooit worden aangesproken op het resultaat van een project als dat tegenvalt. Mijn vuistregel is dat ik het zélf moet kunnen uitleggen, anders kan ik niet achter een aanvraag staan. Ik zag in dergelijke gevallen geen andere optie dan voor te stellen om het project af te wijzen met als argument dat risico’s van financieel beheer niet goed zijn in te schatten.

Ook al zijn fondsen geen semipublieke instellingen, ik heb de beoordeling van aanvragen altijd gedaan in het besef dat zij beschikken over publiek geworven geld. Dat geldt in ieder geval voor fondsen die inkomsten uit donateurscampagnes ontvangen en voor fondsen die beneficiant zijn van een goededoelenloterij. Maar ook vermogensfondsen beschikken in veel gevallen over middelen die door de oprichter(s) bestemd zijn voor het algemeen nut. Ook al hebben zij geen wettelijke verantwoordingsplicht, dan nog geldt dat zij op dezelfde prudente manier om dienen te gaan met het geld dat hen is toevertrouwd. Dat brengt een verantwoordelijkheid met zich mee voor de betrouwbaarheid van een besluitvoorstel dat de aanvraagbeoordelaar in zijn advies uitbrengt aan het bestuur van het fonds.

Sommige fondsen dragen bij aan projecten die door semi-publieke instellingen worden gefinancierd. De vraag is of een organisatie die zich permitteert om speculatief te opereren op de aandelenmarkt of met beleggingen een bijdrage van een fonds waard is. Vooralsnog gaf een aantal fondsen dergelijke instellingen het voordeel van de twijfel. De vraag is echter of zij dit voordeel nu niet aan het verspelen zijn.

Het vak aanvraagbeoordelaar (1)

In het Handboek voor aanvraagbeoordelaars beweer ik dat aanvragen beoordelen een echt vak is. Merriam Webster verstaat onder een vak (vrij vertaald): “1. Een roeping die gespecialiseerde kennis en meestal lange en intensieve academische voorbereiding vergt 2. Alle personen die deel uitmaken van een roeping” (zie de tweede omschrijving).

Aanvraagbeoordelaars zijn vaak hoog opgeleid en/of beschikken over lange werkervaring. Het beoordelen van aanvragen vergt bekwaamheid en tact. Ze hebben verantwoordelijkheden en zijn aanspreekbaar op hun prestaties.

Er is daarnaast sprake van een beroepsgroep. In taakomschrijvingen die fondsen hanteren voor aanvraagbeoordelaars zie je veel overeenkomsten. Dat maakt het als vak herkenbaar. Het beoordelen van aanvragen is geen werkzaamheid die per fonds opnieuw wordt uitgevonden. Hun gezamenlijke roeping is het bijdragen aan maatschappelijke projecten voor het algemeen nut op professionele wijze.

Daarmee is er nog geen begrijpelijke inhoudelijke omschrijving van het vak aanvraagbeoordelaar. De behoefte daaraan werd me geregeld duidelijk op ongedwongen gelegenheden, als me werd gevraagd wat voor werk ik doe. Hoe leg je op een verjaardagsfeestje uit aan je familie, vrienden of toehoorders wat je doet voor een fonds als ‘projectadviseur’ of ‘adviseur bestedingen’? Deze vraag heeft mij een tijd lang beziggehouden. Het frustreerde me dat ik op dergelijke momenten er niet goed in slaagde uit te leggen wat mijn werk inhield. Pas na verloop van tijd en veel oefenen kwam daar verandering in.

Afhankelijk van mijn toehoorders volg ik verschillende uitlegwijzen. Soms vergelijk ik het werk van de aanvraagbeoordelaar met het beoordelen van een kredietaanvraag bij een bank. Een ondernemer die een lening wil krijgen zal moeten voldoen aan een aantal eisen waarop de bank toetst. Het verschil met een bank is dat een fonds geen economisch rendement verlangt. Fondsen verlangen (meestal) niet dat hun bijdrage wordt terugbetaald. Ze vragen ook geen onderpand. Wél verlangen fondsen (in toenemende mate) dat de ontvanger van de bijdrage aantoont dat er maatschappelijk rendement is bereikt. Dat beoordelen vergt onderzoek.

Ik begin soms met een korte schets van de grote hoeveelheid stichtingen en verenigingen in Nederland of in het buitenland die projecten bedenken voor het lenigen van specifieke nood. Ik gebruik een specifieke doelgroep of monument, een kunstvoorwerp of campagne – iets uit de belevingswereld van de gesprekspartner – als voorbeeld. Veel van deze organisaties hebben het financieel niet breed en kunnen bij fondsen terecht voor een financiële bijdrage om hun projecten uit te voeren, vertel ik dan. Als er een stapeltje folders of tijdschriften binnen handbereik ligt, grijp ik er een paar uit en vertel verder: ze dienen een aanvraag in die onder andere bestaat uit een jaarrekening, statuten, uittreksel KvK, een projectplan en een begroting (terwijl ik de tijdschriften één voor één voor me neerleg. Ze vormen mijn denkbeeldige projectdossier. Een beetje lichaamstaal is nooit weg.)

Vervolgens beoordeel ik aan de hand van deze documenten of ze voldoen aan de richtlijnen van het fonds waarvoor ik werk. Aan de jaarrekening (ik blader wat in een tijdschrift) kan ik bijvoorbeeld zien of ze het geld wel echt nodig hebben. Veel fondsen vinden het belangrijk dat er vrijwilligers zijn betrokken bij het project. Dat verifieer ik aan de hand van het projectplan (nog meer geblader in een ander tijdschrift). Een aantal uitdrukkingen komt steevast terug in mijn uitleg, zoals charitatief of filantropisch, toetsing, algemeen nut, en haalbaarheid. Hieruit wordt duidelijk dat aanvragen beoordelen bestaat uit veel dossierwerk. ‘De kunst is om een onderscheid te maken tussen een goed project en een goede aanvraag op papier,’ zeg ik er vaak bij.

Niet iedereen weet wat een (charitatief) fonds is. Wat helpt is dat fondsen de afgelopen jaren in toenemende mate hebben gecommuniceerd over hun werk. Het noemen van een landelijk bekend fonds zorgt derhalve meteen voor herkenning. De meeste van mijn gesprekspartners kennen fondsen echter van hun fondsenwervingscampagnes, maar niet van hun bestedingen aan projecten.

“Dus je zat vaak op een zak geld?” is een reactie die ik zo nu en dan terug krijg. Waarop mijn standaard reactie: ‘Nee, want ik besloot zelf nooit over de bijdragen die werden gegund, dat deden anderen. Míjn rol beperkte zich tot het adviseren van besluitnemers op basis van zo goed mogelijk onderzoek.’

Ik had de indruk dat ik in de meeste gevallen er wel in was geslaagd om uit te leggen waaruit mijn werk bestond.

Pardon: mijn vak.

De totstandkoming van een handboek

Kiem

Ik was al een aantal jaren werkzaam geweest als aanvraagbeoordelaar toen de gedachte rees om op te schrijven hoe ik mijn werk voor fondsen uitvoerde. De aanleiding weet ik niet meer precies, maar het is goed mogelijk dat de ontwikkeling van een online aanvraagformulier voor een fonds deze gedachte wakker maakte. Het opstellen van een aanvraagformulier voor aanvragers was een oefening in het denken vanuit hun perspectief. Door structuur te bieden in het aanvraagformulier, zo was de verwachting, zouden aanvragers in staat zijn om betere aanvragen in te dienen. Vaak ontbraken er gegevens aan aanvragen en het navragen leverde veel gevoelsmatig zinloos en tijdrovend werk op.

Het ontwerpen van een aanvraagformulier vergde ook structurering van projectgegevens. Bij de meeste projectaanvragen was de behoefte aan bepaalde gegevens hetzelfde, dus lag het voor de hand om die gegevens in elk geval op te nemen in het formulier. Daarnaast was het zaak om die gegevens te ordenen. Zo ontstond bij mij een besef van de manier waarop een fonds naar gegevens in aanvragen keek. Maar het duurde nog een aantal jaren, voordat ik begon te schrijven.

De eerste regels

Dat moment ontstond toen ik zelfstandig ondernemer werd. Er kwam wat meer ruimte en afstand tot mijn werk, en mijn ervaringen werden verbreed via opdrachten bij andere fondsen. Ik werd me er van bewust dat fondsen op vergelijkbare manier projectgegevens verzamelen. De interpretatie van die gegevens kon per fonds verschillen en dat maakte de afwisselende werkervaring des te interessanter.

Dat inspireerde om mijn ervaringen toe te vertrouwen aan de harde schijf. In 2010 zette ik mijn eerste regels op schrift. Aanvankelijk deed ik het voor mezelf. Ik wilde ordening aanbrengen in de wolk van onderdelen en aspecten aan de hand waarvan aanvragen worden beoordeeld. Ik verwachtte dat ik met een pagina of 50 á 60 al deze zaken wel op een rijtje had, maar al gauw bleek dat ik op meer pagina’s uit zou komen. De kans dat het een grotere klus zou worden dan ik vooraf had gedacht leek reëel. Ik besloot om een medeschrijver te gaan zoeken, met wie ik kon sparren en werk verdelen.

De zoektocht naar een medeschrijver leverde vele leuke gesprekken op en steekhoudende terugkoppeling op het boek, maar niemand bleek beschikbaar om zich aan het schrijverschap te committeren. Een tijd lang was ik meer bezig met het zoeken naar een medeschrijver dan met schrijven. Ik was inmiddels anderhalf jaar verder. Op een gegeven moment zei iemand tegen mij: “Het is jouw boek, Jan, jíj moet het schrijven!”.

Vastloper

Het duurde even voor tot ik mijn verzet tegen die constatering opgaf en alleen verder ben gaan schrijven. Ik kwam een eind, maar ik liep na een tijdje toch weer vast. Hoewel ik wist welke onderwerpen ik aan bod wilde laten komen, bleek het moeilijk om voortgang te houden zonder enige vorm van toezicht. Een collega ondernemer bleek bereid om me te helpen met de eindspurt. Door samen een eindtermijn te stellen had ik een punt om naar toe te werken. We spraken af dat ik haar om de vier á vijf dagen een bijgewerkte versie van het manuscript zou toesturen. Als ik daarin niet slaagde, bespraken we de knelpunten.

Deze opzet werkte. Eind oktober 2012 had ik alle thema’s die onderdeel uitmaken van het werk van aanvraagbeoordelaars benoemd en beschreven. De hoofdstuk- en paragraafindeling was nu compleet. Ik liet het manuscript, dat inmiddels 200 pagina’s (66.000 woorden) telde, vervolgens een poosje rusten om afstand te nemen.

Printing on demand

De mogelijkheid bestond om het boek aan te bieden bij een commerciële uitgeverij, maar ik voelde me niet thuis bij het keurslijf van schrijfstijl, schrijversovereenkomsten en daaruit voortvloeiende beperkte beschikking over de publicatie. Ik besloot om te onderzoeken hoe ik het boek in eigen beheer kon uitgeven. Ik had begrepen dat dit tegenwoordig een peulenschil is en met drukken op verzoek (Printing On Demand) zou er niet veel voorinvestering nodig zijn. Dat bleek niet helemaal het geval te zijn. Veel aanbieders van POD-diensten stelden de zaken mooier voor dan gehoopt. Ik liep vaak vast op de beperkte keus in boekformaat en het gebrek aan mogelijkheid om de aanbieders telefonisch te benaderen. De drukspecificaties (papiersoort, omslag, kleur) zeiden me weinig. Daar kon ik best wat ondersteuning bij gebruiken en besloot om op zoek te gaan naar een geschikte persoon daarvoor.

Tegelijkertijd kwam ik bij herlezing van het manuscript tot de conclusie dat ik zonder professionele redacteur en een vormgever niet in staat zou zijn om een kwalitatief aanvaardbaar boek uit te geven. Leesblindheid speelde me parten. Ik wist al wat ik geschreven had, dus kon ik het boek niet met een onbevangen blik lezen en corrigeren. Het opmaken van een manuscript in een vormgevingsprogramma is ook mijn vak niet. Ik had hiervoor een professionele ontwerper nodig.

Fondsen werven

Met het uitbesteden van redactie en vormgeving waren uiteraard kosten gemoeid. Ik besloot om de stoute schoenen aan te trekken en een aantal fondsen te benaderen voor een bijdrage. Uiteraard wist ik dat fondsen zelden of nooit financieel bijdragen aan publicaties. Hoe vaak had ik niet zelf al een aanvraag moeten afwijzen om die reden? Mijn hoop was er echter op gevestigd dat ze het publiceren van het handboek zagen als een mogelijkheid om te investeren in de professionalisering van de aanvraagbeoordeling. Ik benaderde alle fondsen telefonisch en stuurde in een opvolgende mail aan alle fondsen die ik had benaderd een kopie van het manuscript toe.

De reacties waren erg positief. Ik had rekening gehouden met afwijzingen, maar toch bleken vier fondsen bereid om een bijdrage te leveren. Sommige fondsen gaven aan een aantal exemplaren van het boek te willen bestellen. Ik had succesvol een aanvraag ingediend voor een project dat ik zelf had geïnitieerd! Het was bijzonder om een keer aan de andere kant van de tafel te zitten – als aanvrager. Met deze bijdragen was het mogelijk om het manuscript niet alleen uit te geven, maar ook een aanzienlijke kwaliteitsverbetering te bereiken.

Uitgeven

In het voorjaar van 2013 vroeg mijn vriendin: “Mag ik het boek ook eens lezen?” Uiteraard mocht dat. Om een lang verhaal kort te maken: haar redactionele bijdrage heeft uiteindelijk een jaar geduurd. We hebben in totaal vier keer het gehele manuscript onderhanden genomen, waarbij we telkens met een fijnere kam de teksten doorwerkten. Eerst de zinsopbouw en de tekstvolgorde, daarna de dubbelingen en tegenstrijdigheden, vervolgens de samenhang tussen de hoofdstukken. Tussentijds volgde er nog een feitelijke controle op de financiële paragrafen. In deze periode werd ook de taalkundige redactie gedaan.

Ik vond in Sabine Verbeek een betrokken uitgever die de volledige zeggenschap over het manuscript bij mij liet en me wegwijs maakte in de keuze voor een drukker en een boekformaat. Zij vroeg een ISBNummer aan en droeg in belangrijke mate bij aan de definitieve vormgeving van het boek. Ook bood ze mij een drukker aan die bereid was om het boek te printen. Het 25-jarig jubileum van de FIN in november 2013 leek een mooi moment om de verschijning van het handboek aan te kondigen. Ik had net de eerste drukproef ontvangen van de vormgever en die zag er mooi uit. Ik verwachte het handboek binnen een paar weken uit te kunnen geven en besloot dat officieel aan te kondigen. Dat bleek een vergissing. Achteraf bezien heb ik me laten meeslepen door mijn enthousiasme. Bij lezing van de drukproef bleken er nog steeds te veel onduidelijkheden in het document te zitten. Helaas was ik te optimistisch geweest over de verschijningsdatum. Een nieuwe, grondige correctieronde volgde. Deze nam nog veel tijd in beslag, omdat het de laatste moest zijn. Het schrijfproces had drie jaar geduurd, een definitief eindpunt was wenselijk. In totaal schat ik dat ik 4 á 6 werkdagen per pagina heb besteed. Daarin heb ik de uren van degenen die mijn teksten hebben gelezen niet eens meegerekend.

Terwijl ik de laatste correctieronde aan het manuscript uitvoerde, was mijn uitgever door economische omstandigheden gedwongen om te stoppen met haar werkzaamheden. Voor de eerder gekozen drukker bleek het wegvallen van de uitgever in het contact met mij als auteur bezwaarlijk. Ik had dus een document dat gereed was, maar geen drukker en ook geen oplossing voor de verkoop van het boek. Een nieuwe oriëntatie op POD-aanbieders volgde. Ik had de optieom zelf een boekenvoorraad aanleggen en deze handmatig te verpakken, factureren, frankeren en verzenden aan bestellers. Dit is echter een foutgevoelige werkwijze met als risico dat je voorraad overhoudt. Ik heb geen idee hoeveel exemplaren ik van het boek ga verkopen. Ik besloot daarom opnieuw op zoek te gaan naar een POD-dienstverlener die in rechtstreeks contact met mij als auteur de vervaardiging (het printen en binden), verpakken, facturering, frankering en verzending op zich zou nemen.

Pumbo.nl bleek de geschikte organisatie daarvoor te zijn. Niet alleen was ik vrij in de keuze van het boekformaat, dat al vast lag in het ontwerp, maar ook bleek Pumbo gewoon telefonisch bereikbaar. Maar ook dit was geen gelopen race. Diverse mailtjes en drukproeven werden uitgewisseld alvorens een keuze werd gemaakt voor de definitieve uitvoering. Die is nu gereed. De verkoop van het Handboek kan beginnen.

« vorige 1 2