Een vervolg op dit artikel met praktische tips is verschenen op 11 juni 2018 en vind je hier.
Als je een aantal jaren hebt gewerkt als aanvraagbeoordelaar ontwikkel je een antenne voor aanvragen die te mooi klinken om waar te zijn. Er worden beloftes gedaan die ongeloofwaardig zijn, tarieven gehanteerd die niet realistisch zijn, ambities gekoesterd die onmogelijk kunnen worden waargemaakt. Niet zelden zijn dergelijke aanvragen geschreven door fondsenwervers die namens een organisatie een fonds benaderen voor een bijdrage. Soms bellen ze met een fonds om te polsen of er geld beschikbaar is voor hun project. Geregeld heb ik collega’s na zo’n gesprek horen verzuchten: “Daar heb je er weer een!”.
Aanvraagbeoordelaars komen vaker in contact met fondsenwervers dan ze vermoeden, denk ik. Er bestaan naar mijn indruk grofweg twee typen fondsenwervers. Er zijn er, die onopgemerkt door het beroepsleven gaan, geen enkele aanvraag zelf ondertekenen en op korte afstand van doelgroep of project opereren. Vaak maken ze onderdeel uit van de organisatie(s) waarvoor ze werken, bijvoorbeeld als lid van een projectteam, of als vrijwilliger. In die rol vervullen ze uiteenlopende taken en zijn ze vaak op de werkvloer te vinden.
Daarnaast zijn er fondsenwervers voor wie fondsenwerven de hoofdbron van inkomsten is. Sommige noemen zich subsidieadviseurs. Zij laten zich op no cure no pay-basis tijdelijk inhuren door organisaties die zonder al te veel ondernemersrisico willen proberen om fondsen te vinden voor hun projecten. No cure no pay-overeenkomsten zijn bijna per definitie overeenkomsten waaraan voor beide partijen geen enkele verplichting is verbonden. Het werk van dit type fondsenwerver is gebaat bij minimalisering van de tijd die wordt besteed aan projecten. Daarnaast is er bijna standaard een financiële prikkel ingebouwd om projectbegrotingen zo groot mogelijk te maken, omdat de inkomsten van de fondsenwerver evenredig stijgen met de hoeveelheid geworven geld. Deze blog op de site van Maas & Kleiberg, subsidieadviseurs, lijkt dat beeld te bevestigen.
Wat het contact tussen aanvraagbeoordelaars en de no cure no pay-fondsenwervers moeilijk maakt is dat ze meestal op een andere golflengte zitten. Deze fondsenwervers bekwamen zich erin om mogelijke gevers aan te spreken op emotionele argumenten. Ze deinzen er niet voor terug om een aanvraag dusdanig te verpakken dat het project aansluit bij het beleid van een fonds dat wordt benaderd. In plaats van het creëren van helderheid, komt er dus een filter op de informatie te zitten. Informatie die wordt verstrekt, heeft een strategische bedoeling, namelijk het binnenhalen van geld. Dat is niet per se hetzelfde als het verschaffen van duidelijkheid. Zo ontstaat ruis op de lijn.
De praktijk wijst uit dat er geen samenhang bestaat tussen de kwaliteit van projectplannen en de betrokkenheid van een tijdelijk ingehuurde fondsenwerver. Geregeld heb ik projectplannen van ingehuurde fondsenwervers gelezen waarvan de begroting niet sluitend was of waarin tegenstrijdigheden stonden. Senna Bouteba, projectadviseur van het VSBfonds, somt een aantal veel voorkomende tekortkomingen hier wat uitgebreider op.
Aanvraagbeoordelaars hebben juist behoefte aan plannen, waarvan de authenticiteit zo goed mogelijk kan worden vastgesteld. Is het niet op schrift of aan de telefoon, dan op locatie. Ze onderzoeken aanvragen op aspecten als consistentie, samenhang en de relatie van de aanvrager tot de doelgroep. Het overtuigen van een aanvraagbeoordelaar lukt niet met een goed verpakt verhaal. Ze communiceren bij voorkeur met degenen die het project zullen uitvoeren: medewerkers die in nauw contact staan met de doelgroep en het beste zicht hebben op hun behoeften. Een tijdelijk ingehuurde fondsenwerver is dat niet per se en kan zelfs een extra barrière vormen tussen aanvrager en fonds.
Een ander bezwaar voor fondsen in de communicatie met tijdelijk ingehuurde fondsenwervers kan liggen in hun beperkte verantwoordelijkheid. Hun taak kan door de opdrachtgever zijn beperkt tot het binnenhalen van geld. Voor werkzaamheden die daarna volgen zijn zij vaak te duur. Daarna verdwijnen zij uit beeld en zijn ze dus niet aanspreekbaar tijdens de uitvoering en op het moment dat het project is afgerond. Niet zelden blijkt juist bij de afwikkeling van een project dat er vragen zijn over de manier waarop fondsbijdragen zijn besteed. Degene die de aanvraag heeft geschreven en ingediend kan niet meer worden aangesproken op de beloften die daarin zijn gedaan – maar de aanvrager wel…
Het zijn een aantal belemmeringen voor een goede communicatie tussen fondsenwerver en fonds. Ik wil niet beweren, dat aanvragers net zo goed zonder fondsenwervers kunnen. Echter, aanvragers zouden zich moeten realiseren dat er na het moment van toekenning allerlei taken zijn die gedurende de projectuitvoering en -verantwoording aan bod komen: het schrijven en indienen van voortgangsrapportages, het naleven van rapportagetermijnen, het melden van (onvoorziene) koerswijzigingen, beantwoorden van vragen van fondsmedewerkers, het bewaken van de projectbegroting en de eindverantwoording van het project. Daarin zie ik een rol voor projectbegeleiders, voor wie het fondsenwerven maar een klein deel uitmaakt van hun taakomschrijving. Ik raad fondsenwervers daarom aan hun taak niet te beperken tot het werven van geld, maar ook in de uitvoeringsfase van het project tot en met de afronding ervan betrokken te blijven. Werk genoeg!
De IF Academy leidt fondsenwervers op en heeft een openbaar register van professionele fondsenwervers. Voor fondsen biedt dit een handig overzicht van de fondsenwervers die op hun pad kunnen komen. Het register is een goede stap op weg naar transparantie in deze sector. Het is mij bekend dat de IF Academy het aangaan van overeenkomsten op no cure no pay-basis niet aanbeveelt. Het mag duidelijk zijn dat ik dat van harte toejuich, maar beter nog zou het zijn om een inzicht te krijgen van de overeenkomsten die fondsenwervers sluiten met hun opdrachtgevers. Eigenlijk zou je daar als aanvraagbeoordelaar een beeld van moeten kunnen vormen.