In het Handboek voor aanvraagbeoordelaars beweer ik dat aanvragen beoordelen een echt vak is. Merriam Webster verstaat onder een vak (vrij vertaald): “1. Een roeping die gespecialiseerde kennis en meestal lange en intensieve academische voorbereiding vergt 2. Alle personen die deel uitmaken van een roeping” (zie de tweede omschrijving).
Aanvraagbeoordelaars zijn vaak hoog opgeleid en/of beschikken over lange werkervaring. Het beoordelen van aanvragen vergt bekwaamheid en tact. Ze hebben verantwoordelijkheden en zijn aanspreekbaar op hun prestaties.
Er is daarnaast sprake van een beroepsgroep. In taakomschrijvingen die fondsen hanteren voor aanvraagbeoordelaars zie je veel overeenkomsten. Dat maakt het als vak herkenbaar. Het beoordelen van aanvragen is geen werkzaamheid die per fonds opnieuw wordt uitgevonden. Hun gezamenlijke roeping is het bijdragen aan maatschappelijke projecten voor het algemeen nut op professionele wijze.
Daarmee is er nog geen begrijpelijke inhoudelijke omschrijving van het vak aanvraagbeoordelaar. De behoefte daaraan werd me geregeld duidelijk op ongedwongen gelegenheden, als me werd gevraagd wat voor werk ik doe. Hoe leg je op een verjaardagsfeestje uit aan je familie, vrienden of toehoorders wat je doet voor een fonds als ‘projectadviseur’ of ‘adviseur bestedingen’? Deze vraag heeft mij een tijd lang beziggehouden. Het frustreerde me dat ik op dergelijke momenten er niet goed in slaagde uit te leggen wat mijn werk inhield. Pas na verloop van tijd en veel oefenen kwam daar verandering in.
Afhankelijk van mijn toehoorders volg ik verschillende uitlegwijzen. Soms vergelijk ik het werk van de aanvraagbeoordelaar met het beoordelen van een kredietaanvraag bij een bank. Een ondernemer die een lening wil krijgen zal moeten voldoen aan een aantal eisen waarop de bank toetst. Het verschil met een bank is dat een fonds geen economisch rendement verlangt. Fondsen verlangen (meestal) niet dat hun bijdrage wordt terugbetaald. Ze vragen ook geen onderpand. Wél verlangen fondsen (in toenemende mate) dat de ontvanger van de bijdrage aantoont dat er maatschappelijk rendement is bereikt. Dat beoordelen vergt onderzoek.
Ik begin soms met een korte schets van de grote hoeveelheid stichtingen en verenigingen in Nederland of in het buitenland die projecten bedenken voor het lenigen van specifieke nood. Ik gebruik een specifieke doelgroep of monument, een kunstvoorwerp of campagne – iets uit de belevingswereld van de gesprekspartner – als voorbeeld. Veel van deze organisaties hebben het financieel niet breed en kunnen bij fondsen terecht voor een financiële bijdrage om hun projecten uit te voeren, vertel ik dan. Als er een stapeltje folders of tijdschriften binnen handbereik ligt, grijp ik er een paar uit en vertel verder: ze dienen een aanvraag in die onder andere bestaat uit een jaarrekening, statuten, uittreksel KvK, een projectplan en een begroting (terwijl ik de tijdschriften één voor één voor me neerleg. Ze vormen mijn denkbeeldige projectdossier. Een beetje lichaamstaal is nooit weg.)
Vervolgens beoordeel ik aan de hand van deze documenten of ze voldoen aan de richtlijnen van het fonds waarvoor ik werk. Aan de jaarrekening (ik blader wat in een tijdschrift) kan ik bijvoorbeeld zien of ze het geld wel echt nodig hebben. Veel fondsen vinden het belangrijk dat er vrijwilligers zijn betrokken bij het project. Dat verifieer ik aan de hand van het projectplan (nog meer geblader in een ander tijdschrift). Een aantal uitdrukkingen komt steevast terug in mijn uitleg, zoals charitatief of filantropisch, toetsing, algemeen nut, en haalbaarheid. Hieruit wordt duidelijk dat aanvragen beoordelen bestaat uit veel dossierwerk. ‘De kunst is om een onderscheid te maken tussen een goed project en een goede aanvraag op papier,’ zeg ik er vaak bij.
Niet iedereen weet wat een (charitatief) fonds is. Wat helpt is dat fondsen de afgelopen jaren in toenemende mate hebben gecommuniceerd over hun werk. Het noemen van een landelijk bekend fonds zorgt derhalve meteen voor herkenning. De meeste van mijn gesprekspartners kennen fondsen echter van hun fondsenwervingscampagnes, maar niet van hun bestedingen aan projecten.
“Dus je zat vaak op een zak geld?” is een reactie die ik zo nu en dan terug krijg. Waarop mijn standaard reactie: ‘Nee, want ik besloot zelf nooit over de bijdragen die werden gegund, dat deden anderen. Míjn rol beperkte zich tot het adviseren van besluitnemers op basis van zo goed mogelijk onderzoek.’
Ik had de indruk dat ik in de meeste gevallen er wel in was geslaagd om uit te leggen waaruit mijn werk bestond.
Pardon: mijn vak.